Check-list pour un cahier des charges ERP réussi

Commencez par une introduction succincte qui présente le contexte du projet. Expliquez pourquoi votre entreprise a besoin d’un ERP, les objectifs principaux de cette mise en place et les bénéfices attendus. Cela permettra de situer le projet et de comprendre les enjeux.

2. Description de l’entreprise

Décrivez brièvement votre entreprise : secteur d’activité, taille, organisation interne, principales activités et spécificités. Cette section doit permettre aux prestataires de comprendre votre environnement et vos besoins spécifiques.

• Organisation interne : Expliquez comment votre entreprise est structurée et comment les différents départements interagissent entre eux. Cela aidera à identifier les besoins spécifiques en termes d’intégration de l’ERP.
• Activités principales et spécificités : Présentez les activités principales de votre entreprise et toute spécificité qui pourrait influencer le choix des fonctionnalités de l’ERP.

3. Objectifs du projet

Listez clairement les objectifs du projet ERP. Ces objectifs peuvent inclure :

• Améliorer l’efficacité opérationnelle
• Réduire les coûts
• Améliorer la qualité des informations disponibles
• Faciliter la prise de décision
• Automatiser les processus répétitifs

Expliquer pourquoi ces objectifs sont cruciaux pour l’entreprise aidera à obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes et à orienter les efforts vers la réussite du projet.

Indicateurs de performance clés (KPI)

Définissez les indicateurs de performance clés (KPI) qui seront utilisés pour mesurer le succès du projet. Les KPI peuvent inclure des mesures telles que le temps de traitement des commandes, la réduction des erreurs de saisie de données, ou l’augmentation de la satisfaction des clients.

4. Portée du projet

Délimitez précisément la portée du projet. Indiquez les départements concernés, les processus à intégrer et les fonctionnalités indispensables. Cette section doit aussi mentionner les exclusions, c’est-à-dire ce qui ne sera pas couvert par le projet ERP.

• Processus à intégrer : Décrivez les processus métiers que vous souhaitez intégrer dans l’ERP, tels que la gestion des commandes, la comptabilité, la gestion des ressources humaines, etc.
• Exclusions : Il est tout aussi important de préciser ce qui ne sera pas inclus dans le projet ERP pour éviter toute confusion future. Cela peut inclure des systèmes ou des processus qui ne seront pas remplacés ou intégrés.

5. Fonctionnalités requises

Listez de manière détaillée toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Divisez-les en catégories pour plus de clarté :

• Gestion financière : comptabilité, gestion de la trésorerie, gestion des actifs
• Gestion des ressources humaines : paie, gestion des talents, formation
• Gestion des achats : approvisionnement, gestion des fournisseurs, contrôle des coûts
• Gestion des ventes et du marketing : CRM, gestion des commandes, facturation
• Gestion de la production : planification, gestion des stocks, suivi de la production

Pour chaque fonctionnalité, précisez le niveau de priorité (essentiel, souhaitable, optionnel). Cette priorisation aide à gérer les attentes et à concentrer les ressources sur les éléments les plus critiques.

Pour chaque catégorie, décrivez en détail les fonctionnalités spécifiques et leurs avantages pour l’entreprise. Par exemple, pour la gestion financière, expliquez comment une meilleure gestion de la trésorerie peut améliorer la santé financière de l’entreprise.

Solutions ERP métiers de groupe.iD

Systèmes existants : Indiquez les systèmes existants avec lesquels l’ERP devra s’intégrer (CRM, systèmes financiers, outils de gestion de projet, etc.). Cela inclut une liste des systèmes actuels et une description de leur rôle dans l’entreprise.

Types d’interfaces nécessaires : Précisez les types d’interfaces nécessaires et les standards d’échange de données à respecter. Par exemple, vous pouvez mentionner la nécessité d’API ou de connecteurs spécifiques pour assurer une intégration fluide.

Standards d’échange de données : Décrivez les standards d’échange de données, comme l’utilisation de formats de données spécifiques (XML, JSON, etc.) et les protocoles de communication (REST, SOAP).

7. Exigences techniques

Détaillez les exigences techniques en termes d’infrastructure, y compris les serveurs, le stockage et le réseau. Assurez-vous que l’infrastructure proposée peut supporter la charge de travail prévue.

Précisez les mesures de sécurité nécessaires, telles que la gestion des accès, le chiffrement des données et la conformité aux réglementations (GDPR, ISO, etc.). La sécurité est cruciale pour protéger les données sensibles de l’entreprise.

Décrivez les exigences de performance, y compris le temps de réponse, la disponibilité et la capacité à gérer des volumes de données élevés. La performance de l’ERP doit être suffisante pour répondre aux besoins quotidiens de l’entreprise sans interruption.

8. Calendrier et étapes clés

Proposez un calendrier prévisionnel avec les grandes étapes du projet : analyse des besoins, sélection du prestataire, conception, développement, tests, formation, déploiement, support post-déploiement. Veillez à préciser les délais pour chaque étape et les jalons importants. Cela inclut les dates de début et de fin pour chaque phase du projet, ainsi que les points de contrôle pour évaluer l’avancement.

Un calendrier bien défini permet de gérer les attentes et de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les échéances du projet.

9. Budget prévisionnel

1. Élaborez une estimation budgétaire pour le projet. Prenez en compte les coûts de licence, d’implémentation, de formation, de maintenance et de support. Prévoyez une marge pour les imprévus.
2. Décomposez les coûts en catégories pour une meilleure visibilité. Par exemple, les coûts de licence peuvent être répartis en coûts initiaux et coûts récurrents, tandis que les coûts de formation peuvent inclure des ateliers, des sessions en ligne, etc.
3. Incluez une marge pour les imprévus afin de couvrir les dépenses non planifiées qui pourraient survenir au cours du projet.

10. Critères de sélection des prestataires

Définissez les critères de sélection des prestataires. Ceux-ci peuvent inclure :

• Expérience et références dans des projets similaires
• Expertise technique et fonctionnelle
• Capacité à respecter les délais et le budget
• Qualité du support et des services après-vente

Expliquer l’importance de chaque critère aidera à justifier les choix faits et à s’assurer que le prestataire sélectionné répondra aux besoins spécifiques du projet.

 

11. Gestion du changement

Le déploiement d’un ERP implique souvent des changements significatifs dans les processus et l’organisation. Préparez un plan de gestion du changement pour accompagner les utilisateurs et minimiser les résistances.

• Actions de communication : Incluez des actions de communication pour informer les employés des changements à venir et de leur impact. La communication est essentielle pour obtenir l’adhésion des utilisateurs.
• Formation et support : Prévoyez des actions de formation et de support pour aider les utilisateurs à s’adapter aux nouveaux outils et processus. Cela peut inclure des sessions de formation en présentiel, des webinaires, et des supports de formation écrits.

1. Identifiez les principaux risques associés au projet, tels que les retards, les dépassements budgétaires, et les problèmes techniques.
2. Proposez des mesures de mitigation pour chaque risque identifié. Par exemple, pour les retards, vous pouvez prévoir des ressources supplémentaires ou des plans de contingence.
3. Élaborez également un plan de contingence pour gérer les incidents majeurs. Cela inclut des procédures pour faire face à des problèmes critiques et garantir la continuité du projet.

13. Évaluation et suivi du projet

Précisez les méthodes et outils qui seront utilisés pour suivre l’avancement du projet et évaluer sa performance. Cela inclut des outils de gestion de projet, des rapports d’avancement, et des réunions de suivi.

Mettez en place des points de contrôle réguliers pour évaluer l’avancement du projet. Ces points de contrôle permettent de s’assurer que le projet est sur la bonne voie et de prendre des mesures correctives si nécessaire.

Un suivi régulier permet de détecter rapidement les problèmes et d’ajuster le plan de projet en conséquence, assurant ainsi la réussite du projet.

Un cahier des charges bien élaboré est la clé de la réussite de votre projet ERP. Il permet de clarifier les attentes, de réduire les risques et de garantir une bonne collaboration avec le prestataire choisi. Prenez le temps de le rédiger avec soin et assurez-vous de la participation de toutes les parties prenantes pour une vision complète et réaliste des besoins de votre entreprise.

En suivant cette check-list, vous vous assurez de ne rien oublier et de poser des bases solides pour la mise en place de votre ERP, garantissant ainsi un projet réussi et bénéfique pour toute votre organisation.