Coût d’un ERP : un investissement stratégique

Le coût d’un logiciel ERP n’est pas fixe. Il dépend de plusieurs critères essentiels à prendre en compte avant de se lancer dans un projet ERP.

1. Le type d’hébergement pour votre ERP

L’une des premières variables qui influencent le coût est le type de solution d’hébergement choisie. Il existe principalement deux types d’ERP :

• ERP sur site (on-premise) : Ce type d’ERP nécessite une installation sur les serveurs de l’entreprise. Cela implique non seulement l’achat de licences logicielles, mais aussi des coûts de matériel, de maintenance et parfois des infrastructures supplémentaires pour héberger le système.
• ERP cloud : Accessible via une connexion internet, ce type de solution est hébergé sur des serveurs externes. Le coût est généralement plus faible à l’installation, mais se présente sous forme d’abonnement mensuel ou annuel. Ce modèle de paiement échelonné est plus flexible et peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.

1. La taille de l’entreprise et le nombre d’utilisateurs

Le prix d’un logiciel ERP augmente souvent en fonction de la taille de l’entreprise et du nombre d’utilisateurs qui accèdent au système. Plus il y a d’utilisateurs, plus le coût des licences logicielles sera élevé. De nombreuses solutions ERP proposent des tarifications par utilisateur, ce qui signifie que les grandes entreprises avec de nombreux collaborateurs devront prévoir un budget plus conséquent.

1. Les modules et fonctionnalités choisies

Un ERP est constitué de plusieurs modules (gestion financière, gestion de la production, RH, CRM, etc.), chacun apportant des fonctionnalités spécifiques. Il est important de mentionner tous les modules dont vous avez besoin à votre prestataire ERP lors de la rédaction de votre cahier des charges ERP.

• Certains éditeurs proposent une tarification au nombre de modules. Chaque module supplémentaire engendre un surcoût. Le choix des modules doit être soigneusement évalué en fonction des besoins réels de l’entreprise, car opter pour trop de fonctionnalités peut rapidement alourdir la facture.
• Cependant, opter pour un éditeur à la tarification globale (tous les modules) peut s’avérer un choix réfléchi pour une PME dont la totalité, voire une grande partie des modules seront utilisés. Les coûts sont maîtrisés et seul le nombre d’utilisateurs peut modifier la facture.

groupe.iD : éditeur et intégrateur ERP

L’achat du logiciel ERP lui-même ne constitue qu’une partie de l’investissement total. La mise en œuvre du système, sa personnalisation et sa maintenance sont également des postes de dépenses importants à anticiper.

1. Le coût d’installation et de configuration

La mise en œuvre d’un ERP sur mesure nécessite une phase d’installation et de configuration. Pour un ERP sur site, cela inclut la mise en place des serveurs et l’installation des logiciels, tandis que pour un ERP cloud, les étapes techniques sont souvent simplifiées, mais nécessitent tout de même des ajustements spécifiques.

De plus, l’ERP doit être configuré pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cette personnalisation peut inclure des paramétrages particuliers, la création de rapports spécifiques ou encore l’adaptation de certains modules aux flux de travail internes. Ce travail est souvent réalisé par des consultants ERP et peut représenter une part significative des coûts totaux.

1. Le coût de formation des équipes

Adopter un ERP requiert une phase de formation pour vos employés. Il est essentiel que vos équipes apprennent à utiliser le logiciel de manière optimale pour tirer pleinement parti de ses fonctionnalités. Les fournisseurs d’ERP proposent souvent des programmes de formation, en ligne ou sur site, dont le coût varie selon le nombre de participants et la durée de la formation.

Une formation insuffisante peut entraîner des erreurs d’utilisation ou une sous-exploitation du logiciel, ce qui pourrait réduire le retour sur investissement. Il est donc judicieux de prévoir un budget adéquat pour cette étape cruciale.

1. Les frais de maintenance et de support

Les ERP nécessitent une maintenance régulière pour rester fonctionnels et à jour. Cela inclut les mises à jour du logiciel, la correction des bugs éventuels, et parfois même des modifications pour s’adapter aux évolutions législatives ou aux nouvelles exigences de l’entreprise.

• Pour un ERP sur site, cette maintenance est généralement assurée par une équipe interne ou par des prestataires externes, ce qui peut représenter un coût non négligeable.
• Pour un ERP cloud, les frais de maintenance sont souvent inclus dans l’abonnement, mais peuvent varier selon le niveau de service souhaité.

L’optimisation des processus comme facteur clé

Le coût d’un ERP doit toujours être évalué en fonction du retour sur investissement (ROI) qu’il peut générer. Bien qu’un ERP puisse représenter un investissement initial important, les gains en productivité, l’amélioration de la prise de décision et la réduction des erreurs humaines peuvent entraîner des économies significatives à long terme.

Par exemple, en centralisant les données et en automatisant certains processus, l’ERP va permettre de réduire le temps passé sur des tâches administratives, d’optimiser la gestion des stocks et d’améliorer la coordination entre les départements. Ces gains en efficacité peuvent se traduire par une augmentation des marges bénéficiaires et une meilleure satisfaction client.

 

Un investissement nécessaire pour la croissance

Les entreprises qui misent sur la croissance et l’expansion à moyen ou long terme doivent considérer l’ERP comme un investissement stratégique. Un ERP bien choisi et bien implanté peut soutenir une entreprise dans ses phases de croissance en s’adaptant à l’augmentation du volume de données et de transactions, tout en permettant une gestion efficace et structurée.

Le coût d’un logiciel ERP peut varier considérablement en fonction du type de solution, de la taille de l’entreprise, des fonctionnalités et des services associés. Que vous optiez pour un ERP sur site avec un investissement initial plus élevé ou pour une solution cloud avec des frais d’abonnement récurrents, il est essentiel de considérer cet investissement dans une perspective à long terme.

Un ERP n’est pas qu’une dépense : c’est un outil qui, bien utilisé, peut considérablement améliorer la productivité, réduire les coûts et soutenir la croissance de votre entreprise.