Bien choisir son prestataire ERP : 8 critères essentiels

Avant même de comparer les fournisseurs ERP, il est essentiel de comprendre vos propres besoins. Un logiciel ERP peut varier grandement en termes de fonctionnalités, d’évolutivité et de coûts. Une analyse approfondie de vos processus actuels, des goulots d’étranglement et des objectifs vous aidera à définir le périmètre de votre projet ERP. Voici quelques questions à se poser pour mieux cerner vos besoins :

• Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour votre entreprise ? Par exemple, avez-vous besoin d’un module de gestion des stocks, de production, de comptabilité, de ressources humaines ou d’un CRM ?
• Quelle est la taille de votre entreprise ? Le nombre d’utilisateurs et les volumes de données influencent directement le type de solution nécessaire.
• Quels sont vos objectifs à long terme ? Si vous prévoyez une croissance rapide, assurez-vous que la solution choisie est suffisamment évolutive pour répondre à vos futurs besoins.

Une fois vos besoins bien définis et inscrits dans votre cahier des charges ERP, vous pouvez commencer à explorer les différents fournisseurs ERP disponibles sur le marché. Pour cela, une recherche sur les moteurs de recherche du type “logiciel ERP suisse” devrait rapidement vous donner la liste des candidats potentiels.

Critère 1 : L’expérience du prestataire dans votre secteur d’activité

L’expérience du fournisseur dans votre secteur d’activité est l’un des premiers critères à considérer. En effet, chaque secteur a des spécificités uniques que le prestataire doit connaître. Par exemple, une entreprise de fabrication aura des besoins très différents d’une société de services. Un prestataire ERP qui a déjà travaillé avec des entreprises de votre secteur comprendra mieux vos exigences et sera en mesure de proposer une solution adaptée.

Il est également crucial de déterminer si l’ERP proposé est de type vertical ou horizontal.

• Un ERP vertical est conçu spécifiquement pour un secteur d’activité particulier, intégrant des fonctionnalités sur-mesure et des processus prédéfinis qui répondent aux exigences de ce secteur.
• Un ERP horizontal est plus généraliste et peut s’adapter à une grande variété de secteurs, mais nécessitera souvent davantage de personnalisation pour répondre à des besoins spécifiques.

Le choix entre ces deux types d’ERP dépendra de la complexité de vos processus métier et de la rapidité avec laquelle vous souhaitez déployer la solution.

Conseil : Demandez des références clients et étudiez les études de cas pour voir comment le prestataire a répondu à des besoins similaires aux vôtres.

Critère 2 : La flexibilité et l’évolutivité de la solution ERP

Un ERP est un investissement à long terme. Il est donc essentiel que la solution choisie soit suffisamment flexible et évolutive pour accompagner la croissance de votre entreprise. Une solution évolutive vous permet de mettre à niveau votre ERP en fonction de l’évolution de vos besoins, que ce soit en termes de volume d’utilisateurs, de capacité de traitement ou de nouvelles fonctionnalités. Un ERP qui s’adapte à la croissance de votre activité évite des coûts et des perturbations liées au remplacement complet du système.

Pourquoi c’est important : Une solution trop rigide pourrait limiter vos capacités à long terme, tandis qu’un ERP évolutif vous permet de monter en puissance sans devoir changer de plateforme. Opter pour un modèle sous abonnement par utilisateur offre une flexibilité supplémentaire, car il vous permet d’ajuster facilement le nombre d’utilisateurs et les ressources en fonction de vos besoins réels, tout en bénéficiant de mises à jour automatiques.

Conseil : Assurez-vous que le fournisseur propose une roadmap de développement pour que votre solution reste à jour avec les évolutions technologiques et les nouvelles exigences réglementaires.

Critère 3 : La qualité de l’accompagnement et du support technique

La mise en place d’un ERP est une tâche complexe qui nécessite un accompagnement étroit de la part du fournisseur. Le prestataire doit être en mesure de vous offrir un support technique fiable avant, pendant et après l’implémentation. Il est crucial de choisir un partenaire qui comprend vos besoins et qui propose un service client accessible et réactif.

Ce qu’il faut vérifier :

• Quel type d’assistance le fournisseur propose-t-il ? 7j/7 – 5j/7 ?
• Quelles sont les garanties de temps de réponse en cas de problème ?
• Le support est-il disponible dans votre langue et à des heures qui conviennent à vos horaires de travail ?

Conseil : Renseignez-vous sur les équipes techniques du prestataire et leur niveau de compétence. Un bon prestataire devrait également proposer des formations pour vos équipes afin de maximiser l’adoption du système ERP.

groupe.iD : éditeur et intégrateur ERP

Le coût d’un ERP ne se limite pas uniquement à son prix d’acquisition. En réalité, il est essentiel de prendre en considération le coût total de possession (TCO), qui englobe bien plus que l’investissement initial. Le TCO inclut les frais d’installation, de maintenance, de mises à jour, de formation, ainsi que le support technique. Ces éléments peuvent varier considérablement d’un prestataire à l’autre, avec certaines offres proposant des abonnements mensuels ou annuels, tandis que d’autres fonctionnent sur la base d’un paiement unique accompagné de frais de maintenance supplémentaires.

Il est crucial de bien évaluer les différentes composantes du TCO avant de prendre une décision. Tout d’abord, les coûts d’acquisition couvrent les licences, les infrastructures matérielles et logicielles nécessaires pour déployer l’ERP. Ensuite, il y a les coûts de mise en œuvre qui incluent la personnalisation du logiciel en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise, ainsi que l’intégration avec les systèmes existants. Enfin, les coûts récurrents, souvent négligés, sont également importants : maintenance régulière, mises à jour du système pour rester conforme aux nouvelles technologies et réglementations, ainsi que le support pour résoudre les problèmes techniques ou fonctionnels qui pourraient survenir.

Conseil : Assurez-vous de bien comprendre le modèle de tarification du prestataire et de demander un devis détaillé qui inclut tous les coûts potentiels.

Critère 6 : La compatibilité avec votre infrastructure existante

Il est crucial que le nouveau système ERP soit compatible avec votre infrastructure technologique actuelle. Vous devez vous assurer que le système s’intègre bien avec les autres logiciels déjà en place, tels que vos outils de comptabilité ou de CRM.

Conseil : Privilégiez un ERP qui propose des API ou des connecteurs standardisés, facilitant l’intégration avec d’autres logiciels. Cela évitera des coûts supplémentaires de développement et de personnalisation.

Critère 7 : La sécurité et la conformité

Avec l’importance croissante de la protection des données, la sécurité est un critère essentiel dans le choix d’un ERP. Vous devez vous assurer que la solution ERP respecte les normes de sécurité en vigueur, en particulier si vous traitez des données sensibles (clients, finances, etc.).

Ce qu’il faut vérifier :

• Le prestataire propose-t-il des options de sécurité robustes (chiffrement, gestion des accès, etc.) ?
• La solution est-elle conforme aux réglementations locales et internationales (RGPD, etc.) ?
• Comment les données sont-elles protégées en cas de panne ou d’attaque ?

Conseil : Discutez des options de sauvegarde et de récupération des données en cas de sinistre et assurez-vous que le prestataire propose des audits de sécurité réguliers.

Critère 8 : La réputation du prestataire

La réputation du prestataire ERP est un indicateur essentiel de sa fiabilité et de la qualité de ses services. Un éditeur-intégrateur ERP avec une longue expérience, un large portefeuille de clients satisfaits, et de nombreux avis positifs inspire généralement confiance. Sa réputation se construit non seulement sur sa capacité à déployer efficacement des solutions ERP, mais aussi sur la satisfaction durable de ses clients. Une entreprise qui a fait ses preuves dans divers secteurs et qui possède une solide base de clients est plus susceptible de répondre à vos attentes.

Pour évaluer la réputation d’un prestataire, plusieurs éléments doivent être pris en compte. D’abord, il est important de consulter les avis clients, soit sur des plateformes spécialisées, soit directement auprès d’entreprises ayant déjà collaboré avec le prestataire. Ces témoignages vous fourniront des informations précieuses sur la qualité des services offerts. Ensuite, il est pertinent de vérifier si le prestataire a déjà travaillé avec des entreprises de taille et de secteur similaires au vôtre, car cela lui confère une meilleure compréhension de vos besoins spécifiques. Enfin, la position du prestataire sur le marché, que ce soit à travers des classements sectoriels ou des guides de référence, peut vous donner une idée de sa notoriété et de sa compétitivité par rapport à ses concurrents.

Conseil : Pour avoir une vision plus claire de la qualité du prestataire, n’hésitez pas à contacter certains de ses clients actuels pour recueillir leur retour d’expérience. De plus, consulter des classements ou des guides du marché peut vous aider à mieux évaluer la position et la crédibilité de l’entreprise choisie.

Le choix de votre futur prestataire ERP est une décision stratégique qui doit être mûrement réfléchie. En tenant compte des critères mentionnés dans cet article – expérience dans votre secteur, flexibilité de la solution, support technique, méthodologie d’implémentation, coût total de possession, compatibilité, sécurité et réputation – vous serez en mesure de sélectionner un partenaire ERP capable de répondre à vos besoins spécifiques et de vous accompagner dans la croissance de votre entreprise.

Prenez le temps d’évaluer chaque prestataire de manière rigoureuse et n’hésitez pas à demander des démonstrations spécifiques pour visualiser la solution en conditions réelles. L’investissement dans un ERP est conséquent, mais avec le bon fournisseur, il peut transformer votre entreprise et vous offrir un retour sur investissement significatif à long terme.