7 erreurs courantes lors de la mise en place d’un ERP : comment les éviter

L’une des erreurs les plus courantes consiste à négliger la phase de planification avant la mise en place de l’ERP. Bien que les bénéfices d’un ERP soient évidents, beaucoup d’entreprises se lancent dans le projet sans évaluer correctement leurs besoins, les processus à améliorer et les objectifs spécifiques à atteindre. 

Comment l’éviter ?

Avant de choisir un ERP, réalisez un audit complet de vos processus internes. Identifiez les domaines où l’ERP peut vraiment apporter de la valeur. Une bonne planification permet de déterminer les fonctionnalités essentielles de l’ERP, et donc de choisir le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques. Cette étape inclut également la définition des objectifs à court et long terme, afin de suivre l’avancement du projet et garantir qu’il reste aligné sur les besoins réels de l’entreprise. 

Erreur n°2 : Choisir un ERP qui ne correspond pas aux besoins de l’entreprise

Certaines entreprises choisissent un ERP en fonction de sa popularité ou de la réputation de son fournisseur, sans tenir compte de leurs propres besoins ou des spécificités de leur secteur. Résultat : une solution trop complexe ou trop simpliste, qui ne répond pas aux attentes ou qui nécessite une personnalisation coûteuse. 

Comment l’éviter ?

Faites un choix éclairé en fonction de vos processus, de la taille de votre entreprise et de vos besoins fonctionnels. Prenez le temps d’étudier plusieurs solutions ERP disponibles sur le marché, en prenant en compte leur flexibilité, leur capacité d’intégration avec d’autres systèmes et leur facilité d’utilisation. L’implication des différents départements dans le processus de sélection est également essentielle : chacun doit être consulté pour s’assurer que l’ERP choisi sera en adéquation avec leurs besoins quotidiens. 

Erreur n°3 : Ne pas prévoir un budget réaliste

Un autre écueil majeur réside dans l’estimation du budget nécessaire à la mise en place de l’ERP. Beaucoup d’entreprises sous-estiment les coûts réels associés à la transition : non seulement le coût d’achat du logiciel, mais aussi les frais liés à la formation, à la personnalisation, au support et à l’intégration avec les systèmes existants. 

Comment l’éviter ?

Élaborez un budget détaillé dès le début, qui inclut tous les coûts directs et indirects. Pensez à inclure les coûts de formation pour vos équipes, les coûts de personnalisation du logiciel, les frais de migration des données et le soutien technique pendant et après l’implémentation. Préparez-vous également à des imprévus et ajoutez une marge pour faire face à des ajustements nécessaires en cours de route. 

8 étapes pour mettre en place votre ERP

L’intégration des données dans un nouvel ERP est une étape clé. Cependant, de nombreuses entreprises rencontrent des problèmes liés à des données obsolètes, inexactes ou mal structurées, ce qui peut entraîner des erreurs et une mauvaise prise de décision. 

Comment l’éviter ? 

Avant de migrer vos données vers le nouvel ERP, effectuez un nettoyage et une vérification des données existantes. Cela inclut la suppression des doublons, la mise à jour des informations obsolètes et la vérification de la cohérence des données. Un système de gestion des données de qualité est essentiel pour garantir que votre ERP fonctionne de manière optimale et que les décisions prises à partir des informations qu’il génère sont fiables. 

6. Mise en place précipitée sans phase de test

L’un des pièges dans l’implémentation d’un ERP est de sauter l’étape cruciale des tests. Une mise en place trop rapide sans tester le système dans un environnement contrôlé peut entraîner des erreurs imprévues et des dysfonctionnements lors du lancement réel. 

Comment l’éviter ?

Avant de déployer l’ERP en production, effectuez une phase de test complète. Testez le système dans des conditions réelles avec des données réelles. Impliquez des utilisateurs de chaque département pour s’assurer que le logiciel fonctionne correctement et que tous les processus sont bien couverts. Cela permet d’identifier et de corriger les erreurs avant qu’elles n’affectent les opérations quotidiennes. 

7. Sous-estimer l’importance du support post-implémentation

Une fois l’ERP installé, de nombreuses entreprises pensent que le travail est terminé. Cependant, des ajustements et un support continu sont souvent nécessaires pour optimiser le système et résoudre les problèmes qui peuvent survenir après le déploiement. 

Comment l’éviter ?

Préparez un plan de support post-implémentation. Assurez-vous qu’une équipe dédiée soit disponible pour résoudre rapidement les problèmes techniques. Mettez en place un suivi régulier pour ajuster l’ERP aux besoins changeants de l’entreprise. Enfin, assurez-vous que les utilisateurs aient accès à un support technique fiable pour toute question ou difficulté rencontrée. 

Mettre en place un ERP est un projet ambitieux qui peut transformer une entreprise, mais il comporte des risques. En anticipant les erreurs courantes – comme une planification insuffisante, une mauvaise gestion du changement ou une mauvaise qualité des données – et en mettant en place des solutions adaptées, les entreprises peuvent réussir leur transition et maximiser les bénéfices de leur nouvel ERP. La réussite de cette mise en place dépend avant tout de la préparation, de la formation des équipes et de l’accompagnement à chaque étape du projet.