ERP pour les soins à domicile : comment gagner un temps considérable sur la facturation

La facturation des soins à domicile en Suisse : un cadre complexe et exigeant

La facturation dans les soins à domicile ne peut pas être comparée à celle d’un service classique. Elle s’inscrit dans un cadre réglementaire strict, avec des exigences élevées en matière de traçabilité, de justification et de conformité.

Un empilement de règles et d’acteurs

Un organisme de soins à domicile doit composer avec plusieurs cadres simultanément :

• Les prestations remboursées selon la LAMal, avec des règles précises sur les actes facturables
• Les cas relevant de la LAA ou de l’AI, avec leurs propres exigences
• Les formats et canaux de transmission des factures
• Les contrôles des assureurs, de plus en plus rigoureux
• Les obligations cantonales en matière de reporting et de statistiques

Chaque erreur, imprécision ou incohérence peut entraîner un rejet de facture, un retard de paiement, voire une contestation ultérieure.

Une réalité terrain mal reflétée dans la facturation

Sur le terrain, les soignants enchaînent les visites, adaptent les soins à l’état réel du patient, prennent parfois plus de temps que prévu. Mais lorsque ces informations sont mal captées, mal structurées ou ressaisies a posteriori, une partie des prestations réellement effectuées n’est tout simplement pas facturée. Le problème n’est pas que les soins ne sont pas réalisés. Le problème, c’est qu’ils ne sont pas correctement justifiés et tracés.

Les erreurs qui plombent la facturation

Avant même de parler d’optimisation, il est essentiel de comprendre pourquoi la facturation des soins à domicile est si souvent inefficace.

Des ressaisies manuelles sources d’erreurs

Dans de nombreuses structures, les informations sont encore éclatées entre :

• Des plannings séparés
• Des feuilles de soins papier ou des fichiers Excel
• Des outils métiers non connectés
• Des systèmes de facturation partiellement automatisés

Résultat : les équipes administratives passent un temps considérable à recouper les données, vérifier les durées, corriger les incohérences entre ce qui a été planifié, ce qui a été réalisé et ce qui peut être facturé.

Des heures de soins perdues financièrement

Faute de preuves suffisamment solides ou de temps pour justifier chaque acte, certaines heures ne sont tout simplement pas facturées. Non pas parce qu’elles sont injustifiées, mais parce que leur traçabilité est trop complexe à reconstituer. C’est un manque à gagner souvent invisible mais bien réel.

Des rejets et des retards de paiement

Les factures rejetées pour non-conformité entraînent :

• Des corrections manuelles
• Des échanges chronophages avec les assureurs
• Des délais d’encaissement allongés
• Une pression accrue sur la trésorerie

étapes de mise en oeuvre d'un ERP santé

Des contrôles intégrés

L’ERP peut appliquer des règles de cohérence et de conformité en amont. Les erreurs sont détectées avant l’envoi des factures, ce qui réduit drastiquement les rejets.

• Correspondance entre soins planifiés et réalisés
• Vérification des durées facturables
• Contrôle des données requises par les assureurs

interRAI : un pilier essentiel pour une facturation justifiée et conforme

Dans le secteur des soins à domicile en Suisse, interRAI HomeCare Suisse occupe une place centrale. Son rôle va au-delà de l’évaluation clinique.

interRAI HomeCare Suisse : bien plus qu’un outil d’évaluation

interRAI HCSuisse est un instrument standardisé d’évaluation des besoins des personnes soignées à domicile. Il permet d’analyser :

• L’état fonctionnel
• La santé physique et mentale
• Le contexte social
• Les besoins en soins et en accompagnement

Utilisé de manière répétée, il devient une base solide pour mesurer l’évolution de la situation du patient et l’impact des interventions.

Une certification indispensable pour les logiciels métier

L’implémentation électronique du module interRAI dans un logiciel de soins à domicile doit être certifiée par Aide et soins à domicile Suisse. .iD osiris intègre un module interRAI certifié, directement au cœur de l’ERP. Cette certification garantit :

• La conformité de l’outil
• La fiabilité des données
• Leur reconnaissance par les autorités et les assureurs

Un lien direct entre évaluation, soins et facturation

Cette intégration renforce considérablement la solidité des dossiers en cas de contrôle.

• Les besoins identifiés via interRAI sont cohérents avec les soins planifiés
• Les prestations réalisées sont justifiables de manière claire
• Les factures reposent sur des données cliniques structurées et reconnues

Un gain de temps massif pour les équipes administratives

L’un des bénéfices les plus visibles de .iD osiris concerne le temps gagné sur la facturation. Les équipes administratives ne passent plus leurs journées à :

• Rechercher des informations manquantes
• Vérifier manuellement des incohérences
• Corriger des factures rejetées

Dans les soins à domicile, chaque minute compte. Le temps passé à corriger des factures ou à justifier des prestations mal tracées est du temps qui n’est pas investi dans l’amélioration de la qualité des soins ou des conditions de travail des équipes.

En s’appuyant sur un ERP métier comme .iD osiris, intégrant nativement la facturation suisse et un module interRAI certifié, les organismes de soins à domicile peuvent enfin :

• Gagner un temps considérable sur la facturation
• Sécuriser leurs revenus
• Facturer ce qui est réellement réalisé
• Se concentrer sur leur mission première : le soin