1. Gestion fine de la planification et des ressources humaines
Les établissements sociaux et médicaux fonctionnent avec des plannings complexes, impliquant des contraintes fortes :
- Travail en horaires décalés et rotation des équipes
- Respect des ratios d’encadrement et des compétences
- Congés et absences de longue durée
- Gestion du personnel vacataire ou remplaçant
Un bon ERP médico-social doit permettre de gérer ces contraintes avec souplesse, tout en assurant une vision globale des ressources humaines.
Fonctionnalités clés planification et RH
- La planification automatique selon les besoins des services et les compétences
- La visualisation graphique des plannings par équipe ou par individu
- Le suivi des heures réalisées, heures supplémentaires, et astreintes
- L’intégration directe avec la gestion des salaires et la gestion des congés
Cette vision centralisée permet de gagner en réactivité tout en optimisant la mobilisation des effectifs.
2. Gestion administrative et financière des patients/résidents
La complexité de la facturation dans le secteur médico-social n’est plus à prouver. Entre les différents financeurs (assurance maladie, assurances privées, familles, aides publiques), les types de prestations (forfaits journaliers, soins, accompagnement) et les règles qui varient selon les statuts (personnes handicapées, personnes âgées, mineurs, etc.), une solution ERP doit pouvoir gérer cette hétérogénéité avec rigueur et flexibilité.
Fonctionnalités admin et finance à prioriser
- Dossiers des patients/résidents intégrant les données administratives, médicales et sociales
- Gestion des droits, des prises en charge et des régimes d’assurance
- Facturation multi-payeurs avec ventilation automatique
- Relances et suivi des impayés
- Interfaçage avec d’autres logiciels comptables ou médico-administratifs
Cela permet non seulement de fiabiliser les recettes de l’établissement, mais aussi de consacrer plus de temps à l’accompagnement des patients/résidents.
Les étapes pour mettre en place votre ERP santé
3. Suivi médical et coordination des soins
Dans les établissements de soins, les résidences médicalisées ou les foyers médico-éducatifs, le suivi médical est une priorité absolue. Un ERP bien conçu doit proposer un module de gestion de dossier de soins informatisés pour éviter la double saisie et favoriser la continuité de l’information.
Fonctionnalités pour la gestion des dossiers de soins informatisés
- Accès au dossier de soins par les professionnels autorisés
- Historique médical complet et partagé (consultations, traitements, bilans)
- Suivi des prescriptions médicales et du circuit du médicament
- Intégration avec les outils de télémédecine ou de suivi à distance
- Alertes automatisées sur les risques (allergies, interactions, dépendance)
Une bonne traçabilité des actions soignantes et un partage fluide de l’information renforcent la qualité et la sécurité des soins prodigués.
4. Traçabilité et conformité réglementaire
Les établissements sociaux et médico-sociaux en Suisse sont soumis à un cadre réglementaire strict, qui varie selon les cantons, mais repose sur plusieurs piliers communs :
- la nLPD (nouvelle Loi fédérale sur la protection des données)
- les exigences de transparence financière en lien avec les subventions publiques
- les normes imposées par les autorités cantonales de surveillance du secteur social et de la santé (directions de la santé, services de l’action sociale, etc.).
Un ERP dédié à ce secteur doit répondre à ces obligations en intégrant notamment :
- des systèmes d’audit et de journalisation des actions pour garantir la traçabilité
- des droits d’accès configurables selon les rôles (personnel soignant, administratif, direction, etc.)
- des tableaux de bord réglementaires pour assurer le suivi des indicateurs exigés par les autorités
- des rapports conformes aux exigences de traçabilité et d’évaluation de la qualité
- une gestion centralisée, sécurisée et conforme des données sensibles, notamment les données médicales et administratives des résidents ou patients
La conformité aux normes en vigueur est essentielle pour éviter les sanctions, faciliter les inspections cantonales ou fédérales, et garantir la crédibilité de l’établissement auprès des financeurs publics comme des partenaires privés.
5. Interopérabilité avec les systèmes existant
Dans le médico-social, il est fréquent que plusieurs logiciels coexistent : logiciels médico-sociaux, outils RH, solutions comptables, applications de suivi des indicateurs, etc.
Un ERP doit donc pouvoir s’intégrer facilement dans l’écosystème informatique existant via des API ou des connecteurs prévus à cet effet. Cette interopérabilité permet d’éviter la double saisie, de garantir la cohérence des données, de mutualiser les informations utiles et de simplifier le reporting.
Mettre en oeuvre son ERP santé
L’adoption d’un ERP spécialisé dans le domaine de la santé permet de répondre au défi commun des établissements de santé : trouver des outils de gestion des patients et du personnel qui améliorent la qualité des soins sans pour autant engendrer des coûts excessifs ou des complications inutiles.
Ce livre blanc a pour objectif d’explorer comment les solutions ERP peuvent répondre de manière spécifique aux besoins des établissements de santé et de vous guider dans la mise en oeuvre de votre projet ERP.
Télécharger le guide gratuitementConclusion
Les ERP adaptés au secteur médico-social ne se contentent pas de gérer des processus administratifs. Ils doivent répondre aux exigences particulières d’un environnement où la relation humaine, la conformité réglementaire et la continuité des soins sont primordiales.
En priorisant des fonctionnalités spécifiques à leur métier – planification, facturation complexe, suivi médical, traçabilité, interopérabilité – les établissements sociaux et de santé peuvent faire de leur ERP un levier de performance, mais aussi de qualité de service.
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